Цифрові трудові книжки 2026: Роз’яснення ПФУ та КЕП-контроль
Вітаю! Сьогодні 24 лютого 2026 року. Лист ПФУ від 16.02.2026 р. № 2800-060102-8/11628 став логічним кроком у завершенні епохи паперового документообігу. У 2026 році "цифрова трудова" — це вже не експеримент, а єдине джерело істини для розрахунку стажу, лікарняних та пенсій.
Головний акцент листа: Юридична відповідальність за достовірність даних лежить на тому, хто наклав КЕП.
1. Хто має подавати дані: Роботодавець чи працівник?
ПФУ підтверджує гнучкість системи, але встановлює пріоритети:
Обов'язок роботодавця: Якщо працівник офіційно працевлаштований, саме страхувальник (компанія) має оцифрувати та передати дані. Це частина кадрового обліку.
Право працівника: Якщо підприємство ліквідоване або роботодавець ігнорує свої обов'язки, працівник може самостійно завантажити скан-копії книжки через свій кабінет.
Для ФОП та самозайнятих: Вони подають дані про себе особисто, підтверджуючи періоди діяльності витягами з реєстрів та податковими деклараціями.
2. КЕП та делегування: Юридичні тонкощі
Використання КЕП (кваліфікованого електронного підпису) у 2026 році — це не просто технічна дія, а аналог власноручного підпису.
Важливо: Від імені юрособи дані може подавати не лише директор. Якщо у вас великий штат, ПФУ дозволяє делегувати ці повноваження уповноваженому представнику (наприклад, HR-менеджеру чи головбуху).
Як правильно оформити делегування:
Видати наказ по підприємству про призначення відповідальної особи за ведення Електронних трудових книжок.
Оформити на цю особу службовий КЕП (де вказано назву компанії та посаду).
Подати повідомлення про реєстрацію КЕП представника до ПФУ.
🕵️♂️ Чекліст: Як виявити номінального директора через "цифрові трудові"?
У 2026 році кадровий аудит на порталі ПФУ — найшвидший спосіб викрити фіктивне управління.
Маркери «директора-фунта» у кадровому кабінеті ПФУ:
[ ] Чужий КЕП: Відомості про трудову діяльність підписуються КЕП-ом особи, яка офіційно не значиться в штаті або не має відповідних повноважень (наприклад, сторонній бухгалтерський аутсорс без договору).
[ ] Масове "забуття": У кабінеті страхувальника сотні працівників, але за жодним не подано відомості про трудову діяльність. "Номінал" не переймається майбутніми пенсіями людей.
[ ] Суперечливий стаж: Директор подає дані про свій стаж, які свідчать, що він одночасно працював на 20 посадах у різних регіонах України.
[ ] Зарплатний розрив: Керівник, що підписує складні електронні звіти, офіційно отримує мінімалку 8 647 грн.
[ ] Ігнорування помилок: ПФУ повернув скан-копії з відмовою через погану якість, але директор місяцями не реагує на зауваження, що ставить під загрозу стаж працівників.
📊 Технічні вимоги до скан-копій (стандарт 2026)
| Параметр | Вимога ПФУ |
| Формат файлів | JPG або PDF |
| Розмір одного файлу | Не більше 1 Мб |
| Якість | Кольоровий скан (усі штампи, підписи мають бути чіткими) |
| Повнота | Усі сторінки, де є записи, включаючи вкладиші |
📝 Порада для професіоналів:
У 2026 році зверніть увагу на розділ «Електронна трудова книжка» у кабінеті застрахованої особи. Якщо ви прийняли нового працівника, обов'язково перевірте, чи є там записи з його попередніх місць роботи. Якщо записи відсутні — це привід попросити працівника надати оригінал паперової книжки для оцифрування, щоб у майбутньому не мати проблем із розрахунком стажу для лікарняних.
Мій підсумок: Цифровізація — це не лише зручність, а й прозорість. Робота з кабінетом ПФУ у 2026 році вимагає від бухгалтера та HR точності хірурга, адже кожна "пташка" у формі звітності впливає на долі людей.
Коментарі
Дописати коментар