Дедлайн 10 червня 2026: чому бухгалтеру не варто відкладати оцифрування трудових книжок «на завтра»
Вітаю, колеги! Сьогодні 7 січня 2026 року, а це означає, що до фінальної дати повної цифровізації трудових книжок залишилося трохи більше п'яти місяців.
Пенсійний фонд б'є на сполох: наприклад, у Чернівецькій області оцифровано лише половину документів. Якщо ви ще не завершили цей процес у своїй компанії, зараз — ідеальний час, щоб закрити цей кейс без авралів.
🛡️ Навіщо це потрібно: 3 аргументи «ЗА» для бізнесу
Електронна трудова книжка — це не просто чергова вимога контролерів, а реальне полегшення нашої з вами роботи:
Захист від втрати та псування: Паперову книжку можна залити кавою, пошкодити або (що найгірше) загубити під час переїздів чи воєнних дій. Електронний запис на серверах ПФУ видалити неможливо.
Автоматизація розрахунків: Коректно оцифрований стаж дозволяє системі миттєво рахувати відсоток оплати лікарняних, надбавки за вислугу років та інші соціальні бонуси.
Автоматична пенсія: Ваші працівники скажуть вам «дякую» через роки, адже оцифрування дозволить ПФУ призначати пенсію автоматично — без біганини за довідками про зарплату за 90-ті роки.
[Image showing the benefits of digital labor records: transparency, document safety, and automatic pension calculation]
⚠️ Ризики ігнорування дедлайну
Наталія Ткаченко, представниця ПФУ, наголошує: оцифрування забезпечує прозорість. Якщо дані не будуть внесені до 10 червня 2026 року, працівник може зіткнутися з проблемами при підтвердженні стажу, а роботодавець — з додатковими перевірками та запитами від ПФУ.
📝 Чек-лист для бухгалтера та кадровика:
[ ] Проведіть аудит: Перевірте, чи всі паперові книжки, що знаходяться на підприємстві, відскановані та подані через вебпортал ПФУ.
[ ] Перевірте статус: Зайдіть у кабінет страхувальника на порталі ПФУ та переконайтеся, що всі скан-копії прийняті та опрацьовані (мають статус «Виконано»).
[ ] Проінформуйте колектив: Порадьте працівникам зайти в особисті кабінети на порталі ПФУ та особисто перевірити свій оцифрований стаж. Якщо там «пусто» — нехай звертаються до вас.
[ ] Якість скан-копій: Пам’ятайте, що ПФУ часто відхиляє файли через погану якість, відсутність підпису чи печатки на розворотах. Краще перевірити це зараз, ніж у червні.
💡 Порада для професіоналів:
Не чекайте червня, коли навантаження на сервер ПФУ зросте вдесятеро. Почніть подавати по 2-3 книжки на тиждень уже зараз. Це дозволить вам спокійно виправити помилки, якщо ПФУ поверне документи на доопрацювання.
Мій підсумок: Оцифрування трудових — це інвестиція у відсутність проблем у майбутньому. Це той випадок, коли цифровізація справді працює на користь і бухгалтера, і працівника.
Коментарі
Дописати коментар