Актуальні питання кадрового обліку, дистанційного найму та оподаткування 2026

Цифровізація кадрів, правила дистанційного найму, допомога ЗСУ та податок на репатріацію 💻

Трансформація законодавства в умовах воєнного стану вимагає від бізнесу, неприбуткових організацій та кадровиків максимальної точності. Повний перехід на електронні реєстри та нові правила взаємодії із застрахованими особами, військовослужбовцями й контрагентами-нерезидентами стали невіддільною частиною повсякденної роботи.

1. Електронні трудові книжки: Головні акценти

Перенесення відомостей про трудову діяльність до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ДРЗДСС) забезпечує автоматичне призначення пенсій та інших соціальних виплат у майбутньому без необхідності збирання довідок.

Оцифрування стажу: Роботодавці або самі працівники мають завантажити скан-копії паперових трудових книжок на портал електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ), завіривши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Механізм подання через представника: Комітет Верховної Ради анонсував розробку легального інструменту, який дозволить передавати кадрові документи для оцифрування через уповноважену особу. Це критично важливо для громадян, які перебувають за кордоном, на тимчасово окупованих територіях або не мають технічної можливості зробити це самостійно.

2. Автоматизація для військовослужбовців: Швидкий обмін даними

Для захисників України паперова тяганина мінімізується завдяки прямому інформаційному шлюзу між ПФУ та Державною податковою службою (ДПС).

Синхронізація стажу та доходів: Дані про грошове забезпечення військовослужбовців та періоди проходження служби передаються між реєстрами автоматично. Це унеможливлює втрату відомостей про пільговий стаж і спрощує розрахунок соціальних гарантій та виплат для ветеранів.
Інтеграція з мобілізаційними реєстрами: Оновлення даних у ПФУ та ДПС дозволяє державі бачити актуальний статус застрахованих осіб, що також безпосередньо впливає на кадровий моніторинг (наприклад, під час розрахунку лімітів встановленого бронювання чи верифікації даних у системі «Оберіг»).

3. Дистанційна робота з-за кордону: Оформлення в умовах воєнного стану

Питання найму працівників, які перебувають за межами України, залишається однією з найбільш актуальних тем для бухгалтерів та HR-фахівців.

Легальність працевлаштування: В Україні офіційно дозволено оформлювати працівників на дистанційну роботу, навіть якщо вони фізично перебувають за кордоном.
Спрощення письмової форми: За звичайних умов такий договір обов'язково повинен мати письмову форму. Проте на час дії воєнного стану правила спрощено: компанія та працівник можуть самостійно домовитися про спосіб підписання документів.
Електронний документообіг: Сторони мають законну можливість укладати трудовий договір як електронний документ. При цьому критично важливо дотримуватися всіх законодавчих вимог до створення, підписання (КЕП/ЕЦП) та обігу електронних документів.
Захист прав: Будь-які умови дистанційного договору за жодних обставин не можуть погіршувати становище працівника порівняно з Кодексом законів про працю України (КЗпП).

4. Податкові підводні камені допомоги військовослужбовцям

Підтримка захисників України з боку юридичних осіб та неприбуткових організацій має свої податкові нюанси, про які важливо знати кожному бухгалтеру.

Умова звільнення від податків: Фінансова допомога в грошовій формі, що спрямовується військовослужбовцям безпосередньо у зону бойових дій, не підлягає оподаткуванню. Проте визначальним фактором для збереження пільги є суворе документальне підтвердження.
Цільове призначення коштів: Пільга діє виключно тоді, коли кошти витрачаються на визначені законом цілі. Серед них: придбання спеціальних засобів індивідуального захисту (касок, бронежилетів), засобів спостереження, медикаментів, засобів особистої гігієни, продуктів харчування, речового забезпечення або оплата медичних послуг і лікування.
Головна проблема обліку: Військовослужбовець, який отримав грошові кошти, зобов'язаний надати документи, що доводять купівлю саме цих товарів чи послуг (чеки, накладні, акти). Якщо цільове використання не підтверджено документально, фінансова допомога втрачає свій пільговий статус і підлягає оподаткуванню на загальних підставах.

5. Оподаткування нерезидентів та повернення податку на репатріацію

У межах оподаткування доходів нерезидентів із джерелом походження з України нерідко виникає потреба у поверненні надміру утриманого податку на репатріацію. Процедура повернення зайво сплачених коштів здійснюється з обов'язковим урахуванням актуальної судової практики.

Об'єкт оподаткування: Податок на репатріацію справляється з доходів нерезидентів, отриманих в Україні, зокрема з дивідендів, процентів, роялті, орендних і лізингових платежів, винагород за інжинірингові послуги, фрахту, агентської винагороди та прибутку від продажу певних інвестиційних активів.
Податковий агент: Зазвичай обов'язок із нарахування, утримання та перерахування податку до бюджету покладається на резидента України, який здійснює виплату доходу. Безпосередньо на самого нерезидента цей обов'язок покладається лише в окремих виняткових випадках.
Ставки та пільги: Базова ставка податку на репатріацію становить 15% від суми доходу та утримується під час його виплати. Водночас за умови суворого дотримання вимог Податкового кодексу України та положень чинних міжнародних договорів про уникнення подвійного оподаткування можна застосовувати зменшену ставку або повне звільнення від оподаткування.

6. Завдання для бізнесу та громадян

Цифровізація, валютний та суворий податковий контроль вимагають активного включення з боку кадрових та фінансових служб компаній.

Дії для бізнесу (Роботодавців та Податкових агентів):

Аудит кадрового архіву: Перевірити наявність усіх трудових книжок працівників, правильність оформлення записів, підписів та мокрих печаток на історичних записах.
Підготовка та завантаження скан-копій: Створити кольорові скан-копії сторінок трудових книжок (JPG/PDF) та передати їх через кабінет страхувальника на порталі ПФУ, підписавши КЕП.
Контроль договорів з нерезидентами: Перед виплатою доходу нерезиденту перевіряти наявність довідок про його податковий статус для застосування пільгових ставок за міжнародними договорами, щоб уникнути надмірного утримання податку на репатріацію.

Дії для громадян (Працівників та Військових):

Активація кабінету на порталі ПФУ: Увійдіть на портал електронних послуг за допомогою «Дія.Підпис» або BankID для перевірки відображення стажу.
Збір підтверджень по благодійній допомозі: У разі отримання цільових грошових коштів від юросіб на закупівлю спорядження, ліків чи речового забезпечення, обов'язково зберігайте та передавайте благодійнику документи про купівлю (чеки, квитанції) для уникнення оподаткування допомоги.

Важливо для керівників: Затримка оцифрування кадрових документів та порушення правил ведення військового або мобілізаційного обліку працівників (зокрема, несвоєчасна передача даних, що впливають на систему «Оберіг») тягне за собою адміністративні штрафи для посадових осіб у розмірі від 34 000 до 59 500 грн.

Новини Клубу Головного Бухгалтера