Актуальні питання кадрового обліку, звітності та оподаткування 2026

Цифровізація кадрів, правила дистанційного найму, допомога ЗСУ та регламент електронної звітності 💻

Трансформація законодавства в умовах воєнного стану вимагає від бізнесу, неприбуткових організацій та кадровиків максимальної точності. Повний перехід на електронні реєстри та нові правила взаємодії із застрахованими особами, військовослужбовцями й контролюючими органами стали невіддільною частиною повсякденної роботи бухгалтера.

1. Електронні трудові книжки: Головні акценти

Перенесення відомостей про трудову діяльність до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ДРЗДСС) забезпечує автоматичне призначення пенсій та інших соціальних виплат у майбутньому без необхідності збирання довідок.

Оцифрування стажу: Роботодавці або самі працівники мають завантажити скан-копії паперових трудових книжок на портал електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ), завіривши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Механізм подання через представника: Комітет Верховної Ради анонсував розробку легального інструменту, який дозволить передавати кадрові документи для оцифрування через уповноважену особу. Це критично важливо для громадян, які перебувають за кордоном, на тимчасово окупованих територіях або не мають технічної можливості зробити це самостійно.

2. Автоматизація для військовослужбовців: Швидкий обмін даними

Для захисників України паперова тяганина мінімізується завдяки прямому інформаційному шлюзу між ПФУ та Державною податковою службою (ДПС).

Синхронізація стажу та доходів: Дані про грошове забезпечення військовослужбовців та періоди проходження служби передаються між реєстрами автоматично. Це унеможливлює втрату відомостей про пільговий стаж і спрощує розрахунок соціальних гарантій та виплат для ветеранів.
Інтеграція з мобілізаційними реєстрами: Оновлення даних у ПФУ та ДПС дозволяє державі бачити актуальний статус застрахованих осіб, що також безпосередньо впливає на кадровий моніторинг (наприклад, під час розрахунку лімітів встановленого бронювання чи верифікації даних у системі «Оберіг»).

3. Дистанційна робота з-за кордону: Оформлення в умовах воєнного стану

Питання найму працівників, які перебувають за межами України, залишається однією з найбільш актуальних тем для бухгалтерів та HR-фахівців.

Легальність працевлаштування: В Україні офіційно дозволено оформлювати працівників на дистанційну роботу, навіть якщо вони фізично перебувають за кордоном.
Спрощення письмової форми: За звичайних умов такий договір обов'язково повинен мати письмову форму. Проте на час дії воєнного стану правила спрощено: компанія та працівник можуть самостійно домовитися про спосіб підписання документів.
Електронний документообіг: Сторони мають законну можливість укладати трудовий договір як електронний документ. При цьому критично важливо дотримуватися всіх законодавчих вимог до створення, підписання (КЕП/ЕЦП) та обігу електронних документів.
Захист прав: Будь-які умови дистанційного договору за жодних обставин не можуть погіршувати становище працівника порівняно з Кодексом законів про працю України (КЗпП).

4. Податкові підводні камені допомоги військовослужбовцям

Підтримка захисників України з боку юридичних осіб та неприбуткових організацій має свої податкові нюанси, про які важливо знати кожному бухгалтеру.

Умова звільнення від податків: Фінансова допомога в грошовій формі, що спрямовується військовослужбовцям безпосередньо у зону бойових дій, не підлягає оподаткуванню. Проте визначальним фактором для збереження пільги є суворе документальне підтвердження.
Цільове призначення коштів: Пільга діє виключно тоді, коли кошти витрачаються на визначені законом цілі (придбання касок, бронежилетів, засобів спостереження, медикаментів, продуктів харчування тощо).
Головна проблема обліку: Військовослужбовець, який отримав грошові кошти, зобов'язаний надати документи, що доводять купівлю саме цих товарів чи послуг (чеки, накладні, акти). Якщо цільове використання не підтверджено документально, фінансова допомога втрачає свій пільговий статус і підлягає оподаткуванню на загальних підставах.

5. Оподаткування нерезидентів та повернення податку на репатріацію

У межах оподаткування доходів нерезидентів із джерелом походження з України (дивіденди, проценти, роялті, фрахт тощо) може виникати потреба у поверненні надміру утриманого податку на репатріацію.

Податковий агент: Обов'язок із нарахування, утримання та перерахування податку до бюджету покладається на резидента України, який здійснює виплату доходу. Базова ставка становить 15% від суми доходу.
Застосування пільг: За умови дотримання вимог Податкового кодексу України та положень міжнародних договорів про уникнення подвійного оподаткування, можна застосовувати зменшену ставку або звільнення від оподаткування. Процедура повернення зайво утриманого податку здійснюється з урахуванням актуальної судової практики.

6. Технічний регламент звітності: Пастка квитанції № 2

Порушення технічного регламенту відправки документів автоматично перетворює подану звітність на «неприйняту». Навіть якщо декларація з податку на прибуток або звіт неприбуткової організації заповнені бездоганно, недотримання черговості подання повністю скасовує її легітимність.

Проблема автоматизованого контролю: Сучасні алгоритми заповнення та обробки звітності побудовані так, що система спочатку шукає у центральній базі даних раніше зареєстровані форми фінансової звітності (які є невід'ємною частиною декларації).
Причина відмови: Якщо на момент обробки декларації звіту про фінансовий стан підприємства в системі немає, автоматика фіксує недостовірність обов'язкового реквізиту. Як результат — у квитанції № 2 відображається помилка через відсутність необхідних додатків або позначок про їх подання.
Правильний алгоритм: Щоб уникнути критичних помилок, необхідно чітко дотримуватися календаря бухгалтера. Фінансова звітність завжди має відправлятися в електронному вигляді першою, і лише після отримання підтвердження завантажується основна декларація.

7. Практичний чек-лист для кадрових та фінансових служб

Для забезпечення безперебійної роботи підприємства та дотримання норм законодавства фінансовим службам рекомендується впровадити такі кроки:

Дії для бізнесу (Роботодавців та Податкових агентів):

Аудит кадрового архіву: Перевірити правильність оформлення та наявність усіх паперових трудових книжок для подальшого оцифрування на порталі ПФУ.
Контроль міжнародних виплат: Перед перерахуванням коштів нерезидентам перевіряти їх податковий статус для коректного застосування податку на репатріацію.
Дотримання черговості відправки звітності: При звітуванні завжди першою відправляти фінансову звітність, і лише після неї — податкову декларацію або звіт неприбуткової організації.

Дії для громадян (Працівників та Військових):

Активація кабінету на порталі ПФУ: Перевірити відображення страхового та пільгового стажу через електронний кабінет за допомогою «Дія.Підпис» або BankID.
Документальне підтвердження допомоги: Своєчасно надавати благодійникам чеки та накладні про цільове використання коштів, виділених на закупівлю військового спорядження, ліків або засобів гігієни.

Важливо для керівників: Затримка оцифрування кадрових документів та порушення правил ведення військового або мобілізаційного обліку працівників (зокрема, несвоєчасна передача даних, що впливають на систему «Оберіг») тягне за собою адміністративні штрафи для посадових осіб у розмірі від 34 000 до 59 500 грн.

Новини Клубу Головного Бухгалтера